Arsip Elektronik

Pengertian Arsip Elektronik

       Menurut  asalnya  arsip berasal   dari   bahasa   yunani “archivum ” yang artinya    tempat untuk   menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota   (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani  “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.  

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip : 

1. The Liang Gie dalam Sularso  Mulyono  dkk.  Bahwa   Arsip    adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena  mempunyai  keguanaan agar setiap  kali  diperlukan   dapat   secara  cepat   ditemukan kembali. 
2.  File adalah arsip aktif yang masih terdapat  di  unit  kerja  dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara   aktif   (Hadi   Abubakar, 1996:10).
3.  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang   dibuat    dan   diterima   oleh   lembaga   negara,    pemerintahan   daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi kemasyarakatan, dan   perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
4.  Arsip adalah dokumen tertulis   yang   mempunyai  nilai  historis, disimpan  dan   dipelihara   di   tempat   khusus   untuk   referensi   (Kamus   Besar   Bahasa Indonesia).
5.  Arsip adalah segala kertas naskah  buku,   foto, film,   mikrofilm, rekaman suara,   gambar      peta,  bagan    atau  dokumen      lain  dalam    segala   macam  bentuk   dan   sifatnya,   aslinya   atau   salinannya,   serta   dengan   segala   cara penciptaannya,       dan   yang   dihasilkan    atau   diterima   oleh   suatu   badan, sebagai   bukti   atas   tujuan   organisasi,   fungsi,   kebijaksanaan,   keputusan, prosedur,     pekerjaan    atau   kegiatan   pemerintah      yang   lain  atau   karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
6.  Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas  dengan sedemikian rupa  dalam   tempat   penyimpanan yang baik  menurut  aturan  yang  telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas   (surat)   apabila diperlukan   dapat ditemukan kembali   dengan  mudah   dan   cepat   (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).

Dengan   uraian   konsep   arsip   dan   batasannya  tersebut,  dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu    pengaturan cara  prosedur  penyimpanan  (kearsipan). Hal itu  dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini : 

1. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak   boleh diletakkan   demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
2. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan Kembali (finding), ini  berarti arsip  harus   dapat   ditemukan kembali   apabila  diperlukan sebagai   bahan   informasi  dengan mudah  dan cepat.

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. 

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual. 

Manfaat Arsip Elektronik:

• Cepat di temukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

• Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

• Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

• Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

• Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

• Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

• Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien   akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

• Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

• Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi. 

Kelebihan dan Kekurangan Arsip Elektronik

      Keuntungan : 

1.  Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.   
2.  Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
3.  Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
4.  Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
5.  Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
6.  Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

       Kekurangan : 

1. Adanya peluang untuk  memanipulasi file(menciptakan,menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam  segala cara.
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
   maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain. 
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

    Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi : "Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer".  
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital : "Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik". Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut  :

•  Tahap Pemilihan 

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu, Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

•  Tahap Pemindaian 

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

• Tahap Penyesuaian  

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

• Tahap Pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.

•  Tahap Pembuatan Berita Acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Sistem Penyimpanan dan  Temu Balik Arsip Elektronik

         Proses data penyimpanan secara sederahana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi.Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. 

       Media penyimapanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau diskoptic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalamsektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda.Ini berarti bahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. 

         Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan.Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppydisk,hard disk,dsb. 

      Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.

Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik

     Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50⁰ sampai 125⁰ F. 

      Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

Penyusustan Arsip Elektronik

     Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem desain atau tahap perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.

Problema Legalitas Arsip Elektronik

   Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

1. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan komputer.
2. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada  dan tercipta di lingkungan.

   Sumber     :

 https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/pengertian-arsip-elektronik/

 http://arwan-tabutty.blogspot.co.id/2013/08/arsip-elektronik.html

http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/ 

http:// Cicadaryanti.blogshop.co.id